Archiefbeheer

Sinds een aantal jaren worden vrijwel geen notulenboeken meer gebruikt. Notulen van vergaderingen worden per computer getypt en via een “uitdraai” op schrift gesteld, voor de leden – en ook voor opslag in het archief.
Naast veel voordelen hebben deze losse bladen nogal wat nadelen. Het papier is van mindere kwaliteit en de hoeveelheid wordt hoe langer hoe groter. Archieven raken overvol. Daarom de notulen altijd tweezijdig bedrukken, elke vergadering op één blad. Op de achterzijde, na de ondertekening, zo mogelijk ook de lijst van genomen besluiten.

Ter attentie van elke scriba of secretaris en voor ieder gemeentelid: voor een zuiniger en efficiënter gebruik, daarom graag de volgende aanbevelingen voor notulering, opslag en bewaargeving in ons eigen archief (en later in het gemeentearchief in Damwâld) :

  1. Notulen, kort en duidelijk, ze vormen eigenlijk een iets uitgebreider besluitenlijst. Vermeld duidelijk het begin, b.v. Notulen van de vergadering van de kerkenraad van de Geref. Kerk, te Driesum-Wouterswoude, gehouden op 10 januari 2016 (vergeet het jaartal niet s.v.p.)

Maak gebruik van zgn. “kopjes”, volgens de agenda en dik gedrukt, dan hoeft deze niet voor opslag er bij gevoegd te worden. Ook na verloop van jaren kan men dan nog snel opzoeken wat men wenst te weten.

Bv.:

  1. Opening. (welkom, Bijbellezing, gebed,)
  2. Vaststelling van de agenda en mededelingen.
  3. Vaststelling van de notulen v.d. vorige vergadering, enz.;

Houd notulen beknopt: dus geen verslagen van discussies, geen uitweidingen (zo weinig mogelijk namen). Vermeld wel het onderwerp van de bespreking, eventuele voorstellen en duidelijk de genomen besluiten !

-Tenslotte:
12 Vaststelling v.d. volgende vergadering.
13 Sluiting.

-Vervolgens de ondertekening, door voorzitter en scriba (of secretaris)
-Vastgesteld in de vergadering van . . . (de volgende vergadering)

  1. Opslag en bewaargeving van notulen (en eventuele bijlagen en belangrijke en te bewaren stukken)
    Bewaar zorgvuldig het getekende exemplaar voor opslag in het kerkarchief.
    Bladzijden zo mogelijk tweezijdig bedrukt en op één blad. Beperk het aantal bladen.
    Bijlagen, o.a. waar de notulen naar verwijzen, er bij voegen, maar alleen de belangrijkste.
    Bewaar een tweede exemplaar met eventuele aantekeningen enz. voor uw eigen naslag en informatie.

– Gebruik voor bewaargeving in een archief geen nietjes en “paperclips”.
Na verloop van tijd gaan ze roesten en beschadigen het papier.
– Sla de stukken bv. op in plastic hoezen, gebundeld per vergadering en verder per jaar, voor opname in het kerkarchief.
– Dringend verzoek elk jaar deze stukken over te dragen aan de archiefbeheerder (Er zijn in de loop der jaren al veel te veel belangrijke gegevens verloren gegaan).

  1. Ter verdere informatie:
    De archiefbeheerder geeft op (on)bepaalde tijden, bv. per 2 tot 5 jaar, de verzamelde stukken af aan het gemeentearchief in Damwâld. Ze worden gebundeld verzameld in speciale archiefdozen (aldaar verkrijgbaar). Ordners worden geweigerd omdat metaaldelen vaak gaan roesten.

Van elke aanvullende bewaargeving houdt de beheerder nauwkeurig bij welke stukken het betreft. In drievoud, een exemplaar voor:
. het gemeentearchief in Damwâld,
. ons eigen archief, (in de archiefkast ligt ter inzage een map “Afgegeven aan gemeentearchief”)
. eigen, persoonlijke informatie.

Archiefbeheer Geref. Kerk Driezum-Wâlterswâld.
Jan en Loekie Fokkens, Foarwei 79, 9113 PE Wâlterswâld
Tel. 0511 423035
E-mail: jan.fokkens@telfort.nl